Bureau Leader

5 days left

Location
Aberystwyth, Ceredigion (Sir Ceredigion)
Salary
Competitive
Posted
12 Jul 2019
Closes
26 Jul 2019
Contract Type
Permanent
Hours
Full Time

Job Profile: Bureau Leader

Organisation Overview:
EIDCymru manages data provided by Central Point Recording Centres (C.P.R.C.) and sheep, deer and goat keepers. The Bureau service supports C.P.R.C.s and keepers in Wales and manages data submitted to EIDCymru for, and on behalf of, Welsh Government.

EIDCymru provides a robust traceability system to enable a quick and effective response in any disease outbreak. It also provides the opportunity for keepers to use the increased level of traceability to develop their business processes. EIDCymru is a wholly owned subsidiary of Hybu Cig Cymru – Meat Promotion Wales (HCC), the strategic body responsible for the development, promotion and marketing of Welsh red meat.

The EIDCymru service is delivered by a team of Bureau Operators and Seasonal Bureau Administrators working under the supervision of the Bureau Supervisors who report to the Bureau Leader.

Post Overview:
The Bureau Leader will be based in our Aberystwyth office and will report to the designated EIDCymru Manager. The post holder will be responsible for the day to day operation of the EIDCymru Bureau, and management of Bureau staff who provide first level helpline support to farmers, abattoirs, and livestock centres.

The post holder will oversee web-based and paper-based data submissions into the EIDCymru database and will be required to provide technical and policy support to farmers, abattoirs, and livestock centres in relation to the entry and co-ordination of movement information received by EIDCymru.

Principal accountabilities, responsibilities and activities:
• The management of the EIDCymru Bureau and office-based functions to ensure timely support for the submission and entry of movement information to meet Welsh Government policy, targets and requirements.
• Provide technical support to keepers, C.P.R.C.s, software vendors and external organisations to enable the effective recording and management of data in EIDCymru.
• Manage Bureau staff, including induction programmes and ongoing training and development in relation to the system / service changes.
• Ensure all office procedures and quality control mechanisms are documented and implemented.
• Troubleshoot and resolve issues that arise with the submission of records to EIDCymru.
• Keep abreast of relevant legislation and policy and ensure Bureau staff are fully aware and up to date with requirements.
• Work with colleagues and Welsh Government on amendments and updates to ensure that the website is functional and up to date.
• Manage the development and maintenance of user guides and relevant information on the EIDCymru website.
• Liaise with Government agencies and legislative bodies and authorities in relation to the collation and production of information for inspection, compliance and legal purposes.
• From time to time represent the EIDCymru Bureau at meetings, and attend shows and events across Wales as required to promote EIDCymru and encourage and support the industry to adopt and adapt to new electronic systems.
• Prepare and analyse Bureau data on operational performance demands and trends.
• Maintain a positive and productive working culture within the Bureau, providing a high level of customer care and technical support to the agricultural community in Wales.
• Undertake any other duties as requested from time to time as directed by designated

Knowledge: 

  • Technical or professional qualification in Business Administration, Management / Leadership (or equivalent experience).
  • Agricultural background or practical knowledge of livestock movements and policies. (Desirable) 

Experience and Skills: 

  • At least 3 years recent experience in a supervisory / people management role, motivating teams and providing on the job training and development
  • Experience of implementing and monitoring office administrative systems and procedures.
  • Experience of working within a customer services role.
  • A proven ability to work under pressure, multi-task and be highly resilient.
  • Excellent I.T. skills / knowledge of Microsoft Office packages.
  • Methodical, with meticulous attention to detail and the ability to check / identify issues or mismatches.
  • Ability to plan, prioritise and organise workload to meet deadlines
  • Data analysis skills.
  • Positive approach to customer care with excellent interpersonal skills at all levels.
  • Excellent communication skills
  • Experience of creating and updating website content.
  • Experience of resolving system problems.
  • Experience of attending external meetings on behalf of an organisation.
  • Experience of databases and inputting data.
    (verbal and written) in Welsh and English.
  • Self-motivated and able to work as part of a team as well as individually.
  • Ability to troubleshoot problems and work with others to achieve positive outcomes.
  • A current valid driving licence.

Click apply below for further information and to submit a copy of your application. 

Proffil Swydd: Arweinydd Biwro
Trosolwg o’r Sefydliad:
Mae EIDCymru yn rheoli data a ddarparwyd gan Ganolfannau Cofnodi Canolog (C.P.R.C.) a cheidwaid defaid, ceirw a geifr. Mae'r gwasanaeth Biwro yn cefnogi C.P.R.C.s a cheidwaid yng Nghymru ac yn rheoli data a gyflwynir i EIDCymru am, ac ar ran, Llywodraeth Cymru.
Mae EID Cymru yn darparu system olrhain gadarn i alluogi ymateb cyflym ac effeithiol mewn unrhyw achos o glefyd. Mae hefyd yn darparu cyfle i geidwaid ddefnyddio'r lefel gynyddol o olrhain i ddatblygu eu prosesau busnes. Mae EID Cymru yn is-gwmni sydd ym mherchnogaeth lwyr Hybu Cig Cymru (HCC), sef y corff strategol sy'n gyfrifol am ddatblygu, hyrwyddo a marchnata cig coch Cymru.
Cyflenwir gwasanaeth EIDCymru gan dîm o Weithredwyr Biwro a Gweinyddwyr Biwro Tymhorol sy'n gweithio dan oruchwyliaeth Goruchwylwyr Biwro sy'n adrodd i Arweinydd y Biwro.
Trosolwg o’r Swydd:
Bydd Arweinydd y Biwro wedi'i leoli yn ein swyddfa yn Aberystwyth a bydd yn atebol i’r Rheolwr EIDCymru dynodedig. Bydd deiliad y swydd yn gyfrifol am redeg Biwro EIDCymru o ddydd i ddydd, a rheoli staff y Biwro sy'n darparu cymorth llinell gymorth lefel gyntaf i ffermwyr, lladd-dai a chanolfannau da byw.
Bydd deiliad y swydd yn goruchwylio cyflwyniadau ar y we ac ar bapur i gronfa ddata EIDCymru a bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd ddarparu cymorth technegol i ffermwyr, lladd-dai a chanolfannau da byw mewn perthynas â mewnbynnu a chydlynu'r wybodaeth am symud a dderbynnir gan EIDCymru.
Prif atebolrwydd, cyfrifoldebau a gweithgareddau:
• Mae rheolaeth y Biwro EIDCymru a swyddogaethau swyddfa er mwyn sicrhau bod cymorth amserol ar gyfer cyflwyno a mynediad o wybodaeth symudiad i fodloni polisi, targedau a gofynion Llywodraeth Cymru.
• Darparu cymorth technegol i geidwaid, C.P.R.C.s, gwerthwyr meddalwedd a sefydliadau allanol er mwyn galluogi cofnodi a rheoli data yn effeithiol yn EIDCymru.
• Rheoli staff y Biwro, gan gynnwys rhaglenni sefydlu a hyfforddiant parhaus a datblygiad i gyd fynd â newidiadau i'r system / gwasanaeth.
• Sicrhau bod yr holl weithdrefnau swyddfa a dulliau rheoli ansawdd yn cael eu dogfennu a'u rhoi ar waith.
• Datrys problemau a materion sy'n codi â chyflwyno cofnodion i EIDCymru.
• Cadw ar y blaen o ddeddfwriaeth a pholisi perthnasol a sicrhau bod staff y Biwro yn gwbl ymwybodol ac yn gyfoes â'r gofynion.
• Gweithio gyda chydweithwyr a Llywodraeth Cymru ar newidiadau a diweddariadau i sicrhau bod y wefan yn weithredol ac yn gyfredol.
• Rheoli datblygiad a chynnal canllawiau defnyddwyr a gwybodaeth berthnasol ar wefan EIDCymru.
• Cysylltu ag asiantaethau’r Llywodraeth a chyrff deddfwriaethol ac awdurdodau mewn perthynas â chasglu a chynhyrchu gwybodaeth ar gyfer arolygiad, cydymffurfio a dibenion cyfreithiol.
• Cynrychioli Biwro EIDCymru mewn cyfarfodydd o bryd i’w gilydd, gan fynychu sioeau a digwyddiadau ar draws Cymru yn ôl yr angen i hyrwyddo EIDCymru ac annog a chefnogi'r diwydiant i fabwysiadu ac addasu i systemau electronig newydd.
• Paratoi a dadansoddi data Biwro ar ofynion perfformiad gweithredol a thueddiadau.
• Cynnal diwylliant gweithio cadarnhaol a chynhyrchiol o fewn y Biwro, gan ddarparu lefel uchel o ofal cwsmer a chymorth technegol i'r gymuned amaethyddol yng Nghymru.
• I ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill fel sy’n ofynnol weithiau gan Reolwr penodedig EIDCymru, sydd yn gymesur â graddfa’r rôl.
Manyleb y Person: Arweinydd Biwro
Ffactor
Meini Prawf Hanfodol
Meini Prawf Dymunol
Gwybodaeth
Cymhwyster technegol neu broffesiynol mewn Gweinyddu Busnes, Rheoli / Arweinyddiaeth [neu brofiad cyfatebol].
Cefndir amaethyddol neu wybodaeth ymarferol am symudiad da byw a pholisïau.
Profiad a Sgiliau
3 blynedd o brofiad diweddar mewn rôl goruchwylio / rôl rheoli pobl, ysgogi timau a darparu hyfforddiant a datblygu yn y swydd
Profiad o weithredu a monitro systemau a gweithdrefnau gweinyddol swyddfa.
Profiad o weithio mewn rôl gwasanaeth cwsmeriaid.
Gallu i weithio o dan bwysau, gwneud aml-dasg a bod yn wydn iawn.
Sgiliau TG ardderchog / gwybodaeth am becynnau Microsoft Office.
Yn drefnus gan roi sylw manwl i fanylion a'r gallu i wirio / nodi materion neu ddiffyg cyfatebiaeth.
Y gallu i gynllunio, blaenoriaethu a threfnu llwyth gwaith i fodloni terfynau amser.
Sgiliau dadansoddi data.
Agwedd gadarnhaol tuag at ofal cwsmeriaid gyda sgiliau rhyngbersonol ardderchog ar bob lefel.
Sgiliau cyfathrebu ardderchog
Profiad o greu a diweddaru cynnwys gwefan.
Profiad o ddatrys problemau gyda systemau.
Profiad o fynychu cyfarfodydd allanol ar ran sefydliad.
Profiad o gronfeydd data a mewnbynnu data.
(llafar ac ysgrifenedig) yn y Gymraeg ac yn Saesneg.
Hunan-gymhelliant gyda’r gallu i weithio fel rhan o dîm yn ogystal ag yn unigol.
Y gallu i ddatrys problemau a gweithio gydag eraill i sicrhau canlyniadau cadarnhaol.
Trwydded yrru ddilys gyfredol.