Personal Assistants to Head of Operations

Personal Assistants to Head of Operations

South East Wales 

Post Number:  101603 & 102927

Contract type: These are fixed-term appointments until 31^st May 2018.

Work pattern: Full time, 37 hours per week

Job Purpose:

As a Personal Assistant (PA) you will provide the highest level of professional, efficient, administrative and secretarial support to your designated Leadership Team (LT) member(s), to enable them to perform their duties in a timely and effective manner. You will liaise with other PAs within the organisation to ensure that the support to the Leadership Team is working effectively and efficiently. You will support your LT member(s) to manage their time effectively and facilitate efficient management of their commitments. You will be required to have a knowledge of current local and national issues relating to NRW insofar as they impact on the post and the relevant LT member(s).

Job Specific Criteria:

1. GSCE (or equivalent) education in Maths and English (or equivalent experience) and experience in all Microsoft office applications i.e. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Access.
2. Experience of working in an administration, or PA role supporting senior level managers and stakeholders (Internal and/or external), including experience of dealing with highly sensitive matters.
3. Excellent organisational skills with the ability to plan, organise and prioritise work effectively and respond to changing priorities.
4. Ability to use own initiative, maintain confidentiality and a flexible approach to work activities and act as a role model of organisational values.
5. Excellent interpersonal and verbal communication skills, including tact and diplomacy and the ability to communicate professionally at all levels and excellent accurate written skills i.e. drafting letters and reports.
6. Exercises good judgement and be willing to be held to account for decisions, actions and choices made personally and the ability to promote continuous improvement and work collaboratively within a team.

Application closing date: 11 October 2017

For further information and details on how to apply, please visit our website by clicking apply.

Cynorthwywyr Personol i Bennaeth Gweithrediadau De Orllewin a De Ddwyrain Cymru (2 swydd)

• Lleoliad: Llandarsi (De Orllewin Cymru) a Threfynwy (De Ddwyrain Cymru)
• Rhif y Swyddi:  101603 a 102927
• Cyflog: £21,998 y flwyddyn
• Math o gytundeb: Mae’r rhain yn benodiadau am gyfnod penodol hyd at 31 Mawrth 2018.
• Patrwm gwaith: Llawn amser, 37 awr yr wythnos

Diben y Swydd:

Fel Cynorthwyydd Personol, byddwch yn darparu'r lefel uchaf o gefnogaeth broffesiynol, effeithiol, gweinyddol ac ysgrifenyddol i'ch aelod(au) penodedig yn y Tîm Arweinyddiaeth, er mwyn sicrhau eu bod yn gallu ymgymryd â'u dyletswyddau mewn modd amserol ac effeithiol. Byddwch yn cysylltu â chynorthwywyr personol eraill yn y sefydliad er mwyn sicrhau bod y gefnogaeth a roddir i'r Tîm Arweinyddiaeth yn effeithiol ac effeithlon. Byddwch yn cefnogi eich aelod(au) yn y Tîm Arweinyddiaeth i reoli eu hamser yn effeithiol a chynorthwyo o ran rheoli eu hymrwymiadau'n effeithlon. Bydd yn ofynnol bod gennych ddealltwriaeth o faterion lleol a chenedlaethol cyfredol sy'n ymwneud â CNC i’r graddau eu bod yn cael effaith ar y swydd a'r aelod(au) perthnasol o'r Tîm Arweinyddiaeth.

Meini Prawf Penodol i’r Swydd:

1. Addysg hyd at TGAU mewn Mathemateg a Saesneg (neu brofiad cyfatebol) a phrofiad o holl raglenni Microsoft Office, h.y. Word, Excel, PowerPoint, Outlook ac Access.
2. Profiad o weithio mewn swydd weinyddol, neu fel cynorthwyydd personol yn cefnogi rheolwyr a rhanddeiliaid ar lefel uwch (mewnol a/neu allanol), gan gynnwys profiad o ymdrin â materion hynod sensitif.
3. Sgiliau trefnu rhagorol a'r gallu i gynllunio, trefnu a blaenoriaethu gwaith yn effeithiol ac ymateb i flaenoriaethau sy’n newid.
4. Y gallu i ddefnyddio eich crebwyll eich hun ac i gynnal cyfrinachedd, a dull hyblyg o weithio a gweithredu fel model rôl o ran gwerthoedd y sefydliad.
5. Sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu ar lafar rhagorol, gan gynnwys bod yn bwyllog ac yn ddoeth, a'r gallu i gyfathrebu'n broffesiynol ar bob lefel a sgiliau ysgrifenedig rhagorol a chywir, h.y. drafftio llythyrau ac adroddiadau.
6. Arddangos doethineb a bodlonrwydd i fod yn atebol am benderfyniadau, gweithrediadau a dewisiadau a wneir gennych chi'n bersonol a’r gallu i hyrwyddo'r gwaith o ddatblygu'n barhaus a chydweithio mewn tîm.

Dyddiad cau ar gyfer ceisiadau: 11 Hydref 2017

Er mwyn cael rhagor o wybodaeth a manylion ar sut i ymgeisio, ewch i’n gwefan: www.cyfoethnaturiol.cymru