Receptionist

Location
Dafen, Llanelli
Salary
£14,430 - £15,392
Posted
02 Aug 2017
Closes
30 Aug 2017
Contract Type
Temporary
Hours
Full Time

Wales Air Ambulance is the all Wales charity that provides vital air cover for time critical illness or injury.  We are on standby every single day of the year, ready to help anyone in Wales during their most difficult hour of need.

We also operate the National Children's Air Ambulance of Wales, providing specialist treatment and airlifting some of Wales' youngest patients.

This role is temporary for 12 months to cover Maternity Leave based at our Head Office in Dafen, Llanelli. 

Main duties and responsibilities:

  • Operate the switchboard from 9am to 5pm; receiving and transferring telephone calls, announcing callers, taking brief messages and passing these on via email.
  • Ensure all voicemail messages to the switchboard are directed to the relevant staff members.
  • Report telephone equipment and line faults to the IT provider.
  • Review and update on a regular basis the staff contact and telephone extension lists.
  • Greet and welcome visitors to the office, ensuring they sign in the visitors book and informing the relevant member of staff of their arrival.
  • Monitor and ensure that the reception area is kept tidy and projects a business-like image.
  • Keep of record of visitors signing in and out of the building.
  • In the event of a fire and/or any other emergency requiring staff to leave the building, to be responsible for ensuring that the visitors and staff signing in books are removed from reception and taken to the outside meeting point.
  • Check and sign for deliveries, before informing the relevant member of staff of their arrival.
  • Provide office supplies (stationary & kitchen supplies) for staff and to maintain adequate stocks.
  • Provide logistical support to meetings held at the Llanelli office, to include, booking and  preparation of meeting and conference rooms and arrange refreshments and catering when necessary.
  • Provide administrative and general support, including data management of our in-house database.

Carry out  any other duties identified by your Manager to achieve the overall objectives of the Charity.

PERSON SPECIFICATION Desirable skills & experience:

Fluent Welsh Speaker (Desirable)

Experience in prioritising, organising, implementing and record keeping.

Computer literate with good skills in Microsoft Office, email.

Competent at record keeping and document management.

Well organised and accurate with high standards and careful attention to detail.

Good communication skills

Ability to work well with a variety of people.

Pleasant and efficient telephone manner

Enthusiasm,flexibility and tenacity

Ability to use initiative

Commitment to the aims and objectives of the trust.

Works well under pressure.

Competences

Building and maintaining relationships

Communication

Planning and organising

Team focus

Sharing resources

Measures of Performance

Compliance with procedures

Clarity of oral and written communication

Effectiveness in providing donor and supporter care

Clarity of messages and other communications

Adherence to office procedures

Accurate recording of donations

 

SWYDD DDISGRIFIAD/MANYLEB PERSON

Teitl:                                                  Derbynnydd Swyddfa

Yn adrodd ac yn atebol i:             Cyfrifydd Rheoli

Lleoliad:                                            Mae’r swydd hon wedi ei lleoli yn swyddfa Dafen (Llanelli) Pwrpas y Swydd:                       Y rôl hon fydd y pwynt cyswllt cyntaf  i ymwelwyr a phobl sydd yn ffonio Elusen Ambiwlans Awyr Cymru a bydd angen ymgymryd ag ystod o dasgau gweinyddol eraill fel y dymunir gan eich rheolwr llinell. 

 

Prif ddyletswyddau a chyfrifoldebau:

  • Yn gweithredu’r switsfwrdd  o 9am i 5pm; yn derbyn ac yn trosglwyddo galwadau ffôn, cyhoeddi pwy sydd ar y ffôn, cymryd negeseuon a rhannu’r rhain drwy gyfrwng e-byst. 
  • Sicrhau bod unrhyw negeseuon llais sydd yn cael eu gadael gyda’r switsfwrdd yn cael eu trosglwyddo i’r aelodau staff perthnasol.
  • Rhoi gwybod i’r darparwr TG am unrhyw ddiffygion gyda’r cyfarpar ffôn neu’r llinell ffôn. 
  • Adolygu a diweddaru'r ffônlyfr staff yn gyson a’r rhestr o rifau ffôn staff.
  • Cyfarch a chroesawu ymwelwyr i’r swyddfa, sicrhau eu bod yn nodi eu henwau yn y llyfr ymwelwyr a rhoi gwybod i’r aelod staff perthnasol for yr ymwelydd/wyr wedi cyrraedd.  
  • Monitro a sicrhau fod y dderbynfa yn lân ac yn cyfleu delwedd o fusnes proffesiynol.  
  • Cadw cofnodion o ymwelwyr yn cyrraedd ac yn gadael yr adeilad.
  • Os oes tân a/neu unrhyw argyfwng sydd yn golygu bod staff angen gadael yr adeilad, bydd y Derbynnydd yn gyfrifol am fynd â’r llyfr ymwelwyr a’r llyfr staff i’r man ymgynnull.
  • Gwirio a llofnodi am unrhyw nwyddau sy’n cael eu derbyn, gan roi gwybod i’r aelod staff perthnasol  fod pethau wedi cyrraedd.   
  • Yn darparu cyflenwadau swyddfa (offer swyddfa ac offer ar gyfer y gegin) ar gyfer staff a chynnal stoc ddigonol.
  • Yn medru cynnig cymorth logistaidd i gyfarfodydd sydd yn cael eu cynnal yn swyddfa  Llanelli, gan gynnwys neilltuo a pharatoi ystafelloedd cyfarfod a chynhadledd ac archebu lluniaeth ac arlwyo pan fydd angen.
  • Yn darparu cymorth gweinyddol a chyffredinol, gan gynnwys rheoli data ein cronfa ddata mewnol.  

Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill fel y dymunir gan eich Rheolwr er mwyn cyflawni amcanion cyffredinol yr Elusen. 

MANYLEB PERSON Sgiliau a phrofiadau dymunol:

Yn rhugl yn y Gymraeg 

Profiad mewn blaenoriaethu, trefnu, gweithredu a chadw cofnodion.

Yn medru defnyddio cyfrifiadurol a sgiliau da o ran Microsoft Office, e-bost.

Yn medru cadw cofnodion a rheoli dogfennau.

Yn drefnus ac yn gywrain gyda safonau uchel ac yn talu sylw i fanylion.

Sgiliau cyfathrebu da

Y gallu i weithio’n dda ag amryw o bobl.

Yn ddymunol ac effeithiol ar y ffôn.

Yn frwdfrydig, yn hyblyg ac yn gadarn.

Y gallu weithio ar liwt eich hun

Ymrwymiad at amcanion yr ymddiriedolaeth.

Yn gweithio’n dda o dan bwysau.  

Cymwyseddau

Adeiladu a chynnal perthnasau

Cyfathrebu

Cynllunio a threfnu  

Ffocws tîm

Rhannu adnoddau

Mesurau Perfformiad

Yn cydymffurfio gyda gweithdrefnau

Yn eglur wrth gyfathrebu ar lafar ac yn ysgrifenedig  

Yn effeithiol wrth ddarparu gofal i roddwyr a chefnogwyr  

Eglurder o ran negeseuon a dulliau cyfathrebu eraill

Cydymffurfio gyda gweithdrefnau’r swyddfa 

Cofnodi rhoddion yn gywir